Afgelopen week ben ik door Creapo!nts, onderdeel van de Kamer van Koophandel, gevraagd of ik op 7 oktober, komende vrijdag dus, mee wil doen aan een creatieve kennissessie in Kasteel Vaeshartelt. De bedoeling: met vijf creatieve ondernemers rond de tafel zitten om een onderneming van zijn probleem af te helpen. Of althans, mogelijke oplossingen aan te dragen voor dat probleem, want een middag is natuurlijk zo voorbij.

Het concept spreekt me enorm aan. Op deze manier leren bedrijven niet alleen wat ze met creatieve ondernemers kunnen, maar de creatievelingen leren ook elkaar kennen. Want lang niet iedereen komt langs bij Open Coffee of 60 Minutes of Zuivere Koffie. Dus zei ik ja. En toen ik hoorde wat mijn case zou zijn, was ik helemaal om.

De case

De ‘opdrachtgever’ is een drukkerij, die vlak voor de economische crisis een ambitieus groot gebouw liet neerzetten, waar voor twintig man personeel plek is. En nu? Nu draait het bedrijf op volle toeren met 1,5 FTE. Is er ergens expertise in nodig, dan wordt dat simpelweg ingehuurd.

Dat werkt dus prima, maar de drukkerij heeft zeeën van ruimte over. Het pand is voor 75% beschikbaar. Een ideale plek dus om een communicatiecollectief te vestigen: zzp’ers in diverse disciplines, die voor klussen hun handen ineen kunnen slaan, waar nodig of waar gewenst. Denk aan marketeers, vormgevers en webdesigners, fotografen, filmers en app-ontwikkelaars.  Zo kan de drukker, samen met deze specialisten, klanten helpen op elk vlak van communicatie.

De grote vraag is: hoe gaan we dit verder invullen? Daarover gaat vrijdag, in Kasteel Vaeshartelt, de brainstorm. Na afloop volgt op mijn blog een samenvatting van de dag.

Als tekstschrijver krijg je wel eens de gekste briefings. Op basis van twee zinnen uitleg moet je soms een heel artikel schrijven. Of je projectprijs vaststellen. Dat gaat allemaal natuurlijk veel gemakkelijker en beter met een goede briefing. Daarom ditmaal geen blogstukje voor mijn collega-tekstschrijvers, maar voor opdrachtgevers.

Doel van de tekst

Het lijkt een open deur, maar dat is het niet: je moet weten waarom je de tekst laat schrijven. Wil je er nieuwe bezoekers mee naar je site lokken of wil je juist dat bestaande bezoekers meer producten afnemen? Het doel van een tekst bepaalt grotendeels de kernboodschap, de schrijfstijl en de vorm (een nieuwsbrief schrijf je anders dan een persbericht). Vragen die je jezelf moet stellen zijn:

• Wat wil je bereiken met deze tekst?
• Waar ga je deze tekst plaatsen? Is dat online of offline?
• Hoe lang moet de tekst worden? Bepaal dat in aantal pagina’s of in aantal woorden. Over het algemeen gesteld: korter is meestal beter. Je lezers hebben nog wel meer te doen.
• Je lezer heeft het druk. Wat moet er minimaal blijven hangen?
• Welke vorm moet de tekst krijgen? Wordt het een nieuwsbrief, persbericht, advertentie of advertorial?
• Bij online teksten wordt zoekmachineoptimalisatie (SEO) steeds belangrijker. Wil je dat de tekstschrijver een zoekwoordonderzoek doet om te bepalen op welke woorden de tekst moet scoren? Of lever je zelf zoekwoorden aan?

Informatie aanleveren

Zodra je dit allemaal voor ogen hebt, neem je contact op met je tekstschrijver. Zorg dat je goed overbrengt wat de bedoeling is. Weet je het nog niet precies, dan kan je tekstschrijver je ook adviseren.

Informatie leveren begint liefst met een persoonlijk gesprek, maar telefonisch mag ook. Persoonlijk houd ik voor de vervolgcommunicatie erg veel van e-mail, omdat je dan alles kan nalezen en – mocht er onenigheid ontstaan – je kunt er altijd naar terugverwijzen.  Groot nadeel van e-mail is echter dat non-verbale communicatie ontbreekt, waardoor zaken verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Ook doorvragen verloopt wat minder soepel. Lever achtergrondinformatie altijd schriftelijk aan (al dan niet digitaal).

Bedenk je bij de levering van de informatie:

• Heb je alle informatie verzameld die de tekstschrijver nodig heeft om het stuk te schrijven?
• Zijn er websites of persberichten die de materie kunnen verhelderen?
• Heb je niet zoveel informatie, hoe kun je de tekstschrijver op weg helpen om het stuk te schrijven?

Stijl

Vaak hebben opdrachtgevers een bepaalde stijl in gedachten, maar hebben ze moeite dat te verwoorden. De stijl die je kiest hangt natuurlijk af van je boodschap, je doelgroep en de algemene uitstraling van je bedrijf. Om je op weg te helpen de volgende trefwoorden: zakelijk of hip, conventioneel of origineel, creatief of vertrouwenwekkend. En wil je je lezers aanspreken met u of met je?

Vaak is er ook jargon dat je al dan niet genoemd wil worden. Je helpt je tekstschrijver behoorlijk als je hier een lijstje van maakt.

Heb je oude teksten die nu niet meer up-to-date zijn en die je tekstschrijver moet verbeteren? Vertel er dan bij wat er allemaal mis aan is – en wat je er wél goed aan vindt. Zo kan je tekstschrijver beter inschatten wat je van hem of haar verwacht.

Planning en budget

Natuurlijk moet je niet alleen de tekst zelf bespreken, maar ook de planning eromheen. Op basis van voorgaande informatie moet de tekstschrijver kunnen inschatten wat zijn prijs is en hoeveel tijd hij nodig heeft voor de klus. Bedenk vooraf wat je budget is. Er zijn spotgoedkope en knallend dure schrijvers. Duurder is niet altijd beter, maar is wel een indicatie voor kwaliteit. Beknibbelen op je budget ie hoe dan ook niet verstandig, aangezien een effectieve tekst zich snel uitbetaalt in een grotere omzet. Bekijk voor je de keus voor een bepaalde tekstschrijver maakt of ander werk van de schrijver je bevalt en of er een klik is.

Bepaal de deadline, eventueel ook voor de onderdelen. Bekijk daarbij ook hoe je zelf in je tijd zit; als de tekstschrijver je zijn eerste versie opstuurt en je het daarna te druk hebt om daar feedback op te geven, komt de tweede deadline in gevaar. Een tekstopdracht geven betekent ook voor opdrachtgevers een (kleine) tijdsinvestering.

Zorg dat er één persoon is op je bedrijf met wie het contact met de tekstschrijver verloopt. Wordt de tekst door meerdere mensen beoordeeld, coördineer dan alle feedback en stuur die in een keer op. Anders raakt de tekstschrijver overspoeld door (soms tegenstrijdige) berichten. En dat komt het schrijfproces niet ten goede!

Tekstnet checklist

Tekstnet, de beroepsvereniging voor tekstschrijvers, biedt een iets anders gestructureerde checklist voor opdrachtgevers.